6 claves a tener en cuenta a la hora de contratar un CRM
Para que la adquisición de un CRM sea un éxito tienes que tener en cuenta muchas cosas, pero hay 6 cosas que no podemos dejar pasar.
Uno de los objetivos esenciales cuando implementamos un CRM es conseguir que el equipo comercial lo utilice.
Antes de llevar a cabo la elección cabe pensar en los siguientes puntos:
1. Que sea un sistema simple y fácil de usar.
Son los comerciales y el departamento de atención al cliente los que deben entrar los datos relevantes para conseguir los objetivos. La dirección está para liderar y supervisar esas acciones. En este sentido, cabe pensar en sistemas fáciles que permitan un acceso rápido.
2. Que la productividad del equipo y los usuarios del CRM sea la prioridad.
Es importante que no haya datos redundantes que cumplimentar y valorar bien qué datos son realmente necesarios para llevar a cabo un buen seguimiento de las acciones comerciales.
3. Establecer un proceso de ventas claro.
Definir bien el proceso de venta y formar a todo el equipo comercial para que todos los miembros de la empresa hablen un lenguaje común. El CRM debe servir para liderar la relación con los clientes, por este motivo lo más importante es la planificación de tareas que debemos llevar a cabo.
El proceso de implantación es un buen momento para rediseñar procesos.
4. Valorar la integración con otras herramientas en su justa medida.
El CRM no debe generar ruido en el equipo de vendedores. En la línea del punto anterior, un proceso bien definido ofrecerá la perspectiva para evaluar bien con qué otros software de gestión integramos el CRM.
A menudo se dedica mucha energía en la integración con otros sistemas y después esas herramientas no son muy compatibles o su implementación no era imprescindible.
5. Asignar correctamente los roles de usuario.
Es muy importante definir el nivel de acceso a datos en función de las responsabilidades. Un vendedor no deberá visualizar los mismos datos que un jefe de ventas o un director comercial o de marketing. La fuerza de ventas no debe recibir un exceso de información que interrumpa su actividad comercial.
Cada usuario, según su rol, debe tener capacidad para generar los informes que considere necesarios. Estos informes deben beneficiar principalmente a los vendedores.
Si priorizamos las necesidades de la dirección en la extracción de informes podemos caer en el error de no ofrecer la mejor solución a los comerciales y generar frustración en el uso del CRM.
6. Involucrar al departamento de IT en la implantación del CRM.
El precio y las funcionalidades no son los únicos aspectos a valorar. Se debe valorar la tecnología y sus capacidades. Además, podrán ayudarte con las posibles integraciones con otros sistemas de la empresa y si es necesaria, o no, dicha integración.
Para poder llevar a cabo un correcta implantación y no olvidar ninguno de estos puntos es importante hacerlo de manera gradual, con ayuda de perspectiva externa y mediante una buena formación de todos los usuarios.
Completar el proceso con un seguimiento periódico para valorar usos, debilidades y mejoras que esté aportando el CRM también es básico para consolidar su implementación.