Operaciones de prospección y seguimiento comercial con el CRM, ¿cómo organizarlas?

Al implementar un CRM, se pueden aplicar dos estrategias básicas para enfocar la prospección y seguimiento comercial.

Por un lado, podemos planificar actividades vinculadas a contactos u oportunidades mediante el gestor de actividades.

Por otro lado, podemos organizar nuestro trabajo mediante las acciones en base a la fase de venta.

Opción A: Prospección y/o Seguimiento Comercial mediante Planificación de tareas.

Todos los buenos CRM tienen un gestor de tareas vinculado a Contactos o a Oportunidades. Una vez vinculada una tarea a un contacto o a una Oportunidad (oferta, presupuesto, propuesta, lead…, llámale como quieras), puedes acceder a un panel donde ordenar las tareas por fecha de vencimiento o por tipología.

En cualquier caso, tienes un panel donde ponerte a trabajar a piñón, sin distracciones y con la posibilidad de acceder a todo el histórico del cliente con un sólo click en el CRM.

Opción B: Prospección y/o Seguimiento Comercial mediante Foco según fase de venta.

Una de las claves a la hora de implementar un CRM es definir las fases de venta (lo que sería, aunque no exactamente, el embudo). Es decir, tenemos una unas fases definidas en las que está claro el responsable de la oportunidad y las tareas, cadencia y periodicidad de prospección o seguimiento.

Si se escogemos esta opción, se tiene que ser muy estricto con el time blocking (igual que el horario que utilizabas cuando ibas al colegio, los lunes, de tal hora a tal hora, estos…; los martes, de tal hora a tal hora, estos…)

Utilizar un CRM con Kanban facilita mucho las cosas (por eso triunfó Pipedrive y todos le siguieron detrás).

¿Qué criterios sigo para aplicar una u otra metodología de organización comercial en mi empresa?

Con mi experiencia después de haber implementado muchos CRM en muchos tipos de negocio diferentes:

  • para equipos comerciales grandes es mejor prescindir del planificador de actividades y permitir la libertad de los usuarios, si quieren utilizarlo. Normalmente es crucial centrarse en avanzar en las etapas y conocer claramente qué responsables llevan la oportunidad, cuales son las tareas clave y su periodicidad y cadencia. Un CRM con vista de Kanban se adapta bien a ventas B2B y ticker alto, ya que permite visualizar claramente el peso de las oportunidades vivas en cada momento.
  • para empresas pequeñas, gente metodológica o freelancers, recomiendo utilizar el planificador de actividades. Va muy bien para trabajar a piñón a partir de la vista del calendario o lista de tareas por orden cronológico que ofrece el planificador de tareas.

Insisto, esto es un criterio muy general y cada equipo y proceso es un mundo que hay que analizar para valorar el método. Una cosa sí que la podemos asegurar, si un miembro de tu equipo de ventas está muy enganchado al planificador de tareas en el CRM, déjale organizarse con él, cambiar la etapa de la oportunidad y reportar la conversación, lo hará seguro.

Ten en cuenta las automatizaciones.

Es importante tener en cuenta que en ambos modelos se pueden utilizar las automatizaciones, tanto de planificación de tareas (si hago una llamada y no responde, crea una tarea de seguimiento automáticamente al cabo de 1 día…), como en acciones concretas que te vas ahorrar (si muevo de etapa la oportunidad, envía un mail automático a los 3 días con la plantilla X…).

Preguntas frecuentes:

¿Puedo combinar los dos tipos de metodología en mi equipo comercial?

Por supuesto. Es más, si alguien utiliza la planificación de tareas mediante el gestor que ofrece el CRM, aunque utilice el modelo Foco según fase de venta, déjale organizarse.

¿Esto sirve para cualquier CRM, o sólo para Pipedrive?

Este enfoque es metodológico y, hasta cierto punto, imprescindible si quieres que el equipo comercial no sea irregular en la prospección y/o seguimiento de oportunidades. Pipedrive, como muchos otros, ofrece una experiencia de usuario que facilita mucho la implementación de ambas metodologías y de las automatizaciones, pero cualquier CRM serviría.

¿Tiene sentido automatizar acciones, tareas, envíos…?

Sí! Mucho! Pero hay que ir con cuidado. En modelos B2B de ticket alto lo patrones de respuesta de cliente no son tan homogéneos como en modelos comerciales B2C de ticket bajo, donde automatizar puede tener mucho sentido.

A continuación, unos comentarios…

Recuerda que estás en el blog de Xavier Framis. Xavier Framis ofrece servicios de Consultoría de Ventas B2B. Sus proyectos se despliegan con el objetivo de vender mejor y conseguir que los equipos de marketing y ventas hablen el mismo idioma.

A partir del análisis del uso que las empresas hacen del CRM o a partir de su implementación, podemos transformar muchas cosas.

Como Partner de Pipedrive y Holded, y después de haber implementado muchas otras herramientas, creo firmemente que no hay nada como simplificar los procesos de un negocio.

Creo que el software tiene que ser un gran aliado del equipo y que, si está bien elegido, nos tenemos que dejar llevar por él. Pero creo que la implementación de un sistema tiene que estar acompañada de perspectiva externa: encerrados en nuestra cueva sale el «es que nuestra empresa es muy diferente y especial…», pero créeme, la venta tiene pocos patrones diferentes.

Si quieres una buena implementación de herramientas software busca un buen consultor experto que sepa más de los procesos que del software en sí, Pipedrive, Holded…, o lo que sea. No es un problema de tecnología, que también, si no de conseguir que el equipo lo utilice. Si el equipo lo utiliza, los resultados y los datos vendrán solos.

Si después de leerme crees que te interesa hablar conmigo, no dudes acordar una videollamada AQUÍ, nos conocemos y me explicas tu reto con las ventas.