Operacions de prospecció i seguiment comercial amb el CRM, com organitzar-les?

Quan implementem un CRM, es poden aplicar dues estratègies bàsiques per a enfocar la prospecció i seguiment comercial.

D’una banda, podem planificar activitats vinculades a contactes i/o oportunitats mitjançant el gestor d’activitats.

D’altra banda, podem organitzar el nostre treball mitjançant les accions sobre la base de la fase de venda.

Opció A: Prospecció i/o Seguiment Comercial mitjançant Planificació de tasques.

Tots els bons CRM tenen un gestor de tasques vinculat a Contactes o a Oportunitats. Una vegada vinculada una tasca a un contacte o a una Oportunitat (oferta, pressupost, proposta, lead…, digues-li com vulguis), pots accedir a un panell on ordenar les tasques per data de venciment o per tipologia.

En qualsevol cas, tens un panell on posar-te a treballar a pinyó, sense distraccions i amb la possibilitat d’accedir a tot l’històric del client amb un només clic en el CRM.

Opció B: Prospecció i/o Seguiment Comercial mitjançant Focus segons fase de venda.

Una de les claus a l’hora d’implementar un CRM és definir les fases de venda (el que seria, encara que no exactament, l’embut). És a dir, tenim una unes fases definides en les quals queda clar el responsable de l’oportunitat i les tasques, cadència i periodicitat de prospecció o seguiment.

Si treballem amb aquesta opció, s’ha de ser molt estricte amb el time blocking (igual que l’horari que utilitzaves quan anaves al col·legi, els dilluns, de tal hora a tal hora, aquests…; els dimarts, de tal hora a tal hora, aquests…)

Utilitzar un CRM amb Kanban facilita molt les coses (per això va triomfar Pipedrive i tots li van seguir darrere).

Quins criteris segueixo per a aplicar l’una o l’altra metodologia d’organització comercial en la meva empresa?

Amb la meva experiència després d’haver implementat molts CRM en molts tipus de negoci diferents:

  • per a equips comercials grans és millor prescindir del planificador d’activitats i permetre la llibertat dels usuaris, si volen utilitzar-lo. Normalment és crucial centrar-se en avançar en les etapes i conèixer clarament quins responsables porten l’oportunitat, quines són les tasques clau i la seva periodicitat i cadència. Un CRM amb vista de Kanban s’adapta bé a vendes B2B i ticker alt, ja que permet visualitzar clarament el pes de les oportunitats vives a cada moment.
  • per a empreses petites, gent metodològica o freelancers, recomano utilitzar el planificador d’activitats. Va molt bé per a treballar a pinyó a partir de la vista del calendari o llista de tasques per ordre cronològic que ofereix el planificador de tasques.


Insisteixo, això és un criteri molt general i cada equip i procés és un món que cal analitzar per valorar el mètode. Una cosa sí que la podem assegurar, si un membre del teu equip de vendes està molt enganxat al planificador de tasques en el CRM, deixa-li organitzar-se amb ell, canviar l’etapa de l’oportunitat i reportar la conversa, ho farà segur.

Tingues en compte les automatitzacions.

És important tenir en compte que en tots dos models es poden utilitzar les automatitzacions, tant de planificació de tasques (si faig una crida i no respon, crea una tasca de seguiment automàticament al cap d’1 dia…), com en accions concretes que et pots estalviar d’introduir (si moc d’etapa l’oportunitat, envia un mail automàtic als 3 dies amb la plantilla X…).


Preguntes freqüents:


Puc combinar els dos tipus de metodologia en el meu equip comercial?

Per descomptat. És més, si algú utilitza la planificació de tasques mitjançant el gestor que ofereix el CRM, encara que utilitzi el model Focus segons fase de venda, deixa-li organitzar-se.

Això serveix per a qualsevol CRM, o només per a Pipedrive?

Aquest enfocament és metodològic i, fins a un cert punt, imprescindible si vols que l’equip comercial no sigui irregular en la prospecció i/o seguiment d’oportunitats. Pipedrive, com molts altres, ofereix una experiència d’usuari que facilita molt la implementació de totes dues metodologies i de les automatitzacions, però qualsevol CRM serviria.

Té sentit automatitzar accions, tasques, enviaments…?

Sí! Molt! Però cal anar amb compte. En models comercials B2B de tiquet alt el patrons de resposta de client no són tan homogenis com en models comercials B2C de tiquet baix, on automatitzar pot tenir molt de sentit.

A continuació, uns comentaris…

Recorda que estàs en el blog de Xavier Framis. Xavier Framis ofereix serveis de Consultoria de Vendes B2B. Els seus projectes es despleguen amb l’objectiu de vendre millor i aconseguir que els equips de màrqueting i vendes parlin el mateix idioma.

A partir de l’anàlisi de l’ús que les empreses fan del CRM o a partir de la seva implementació, podem transformar moltes coses.

Com Partner de Pipedrive i Holded, i després d’haver implementat moltes altres eines, crec fermament que no hi ha res com simplificar els processos d’un negoci.

Crec que el programari ha de ser un gran aliat de l’equip i que, si està ben triat, ens hem de deixar portar per ell. Però crec que la implementació d’un sistema ha d’estar acompanyada de perspectiva externa: tancats en la nostra cova surt l'”és que la nostra empresa és molt diferent i especial…”, però creu-me, la venda té pocs patrons diferents.

Si necessites una bona implementació d’eines software busca un bon consultor expert que sàpiga més dels processos que del programari en si, Pipedrive, Holded…, o el que sigui. No és un problema de tecnologia, que també, si no d’aconseguir que l’equip l’utilitzi. Si l’equip l’utilitza, els resultats i les dades arribaran.

Si després de llegir-me creus que t’interessa parlar amb mi, no dubtis acordar una videotrucada AQUÍ, ens coneixem i m’expliques el teu repte amb les vendes.